一、文种特征

通知是党政机关常用的一种公文。在我们党和国家历次发布的公文处理法规中，一直将其列为主要公文种类之一。从实际情况来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围虽广的一个文种。

通知适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。由此町以看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能的特性。具体表现为以下三点：

1．发布性。

即用通知来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内部行文，此种通知称为“发布性通知”。值得注意的是，在2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将通知原有的“发布规章”的功用表述删掉了，从表面上看似只能用命令（令）束发布行政法规和规章，但实际上这一文种的使用主体级别和所涉及的内容范围有很大的局限性。因此，“删掉”并不等于不用，上述国务院发布的新《办法》，就仍然使用的是“通知”文种。对公文法规中的规定，我们决不能机械地去“咬文嚼字”，以至流于绝对化、简单化。

2.指示性。

即指用通知来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，此种通知称为“指示性通知”。它具有明最的指示性，但在内容和规格上义不适宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”来发布。同时，这种指示性通知，一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义行文。

  3．中转性。

  即指用于批转下级机关的公文，转发上级机关和小相隶属机关的公文。具体分为三种情形：一是“上转下”，即将某一下级机关的公文批转给所属下级机关；一是“下转上”，即将上级机关的来文转发给所属下级机关；三是“平转平”，即将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。其中“上转下”称为“批转性通知”，“下转上”和“平转平”统称为“转发件通知”。

二、结构模式

根据通知文种的实际使用情况，可将其分为指示性通知、发布性通知、批转转发性通知等几类。每类通知的具体写法如下：

1．指示性通知。

此类通知是上级机关对下级机关就某一事项作出具体规定或者就某一问题作出具体指示时使用。它兼有指示性的特点，但按其内容又不适宜用

“指示”文种行文，故谓“指示性通知”。指示性通知的写作结构通常由标题、通知缘由、通知事项组成。

 (1)标题。应写得准确、简要，采用发文机关、事由和文种三要素齐备的标准式标题。例如《国务院办公厅关于坚决制止国内互赠挂历的通知》、《中共中央纪律检查委员会关于坚决纠正新形势下出现的不正之风的通知》等。此类通知的标题往往显现幽发文机关的坚定性态度，如例中的“坚决制止”、“坚决纠正”等词语即是。

(2)通知缘由。通知缘由是指示性通知正文的开头部分，应写得简明扼要，精炼概括。一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号，开启下文。例如《国务院办公厅关于稳定市场物价的几个同题的通知》一文的开头：“目前，各省、市、自治区人民政府正在积极采取措施，贯彻执行今年一月八日《国务院关于坚决稳定市场物价的通知》，努力稳定市场物价。为了使各部门同各地方协同动作，更好地贯彻执行《通知》的各项规定，特作如下通知：”，这段文字，将发布通知的依据、目的和缘由阐述得明确清晰，用语也很简洁、精炼。

(3)通知事项。这部分是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即．工作的任务和要求，切忌含混笼统，令人不得要领。在结构安排上：一般采用分条列项式写法，用序号标明层次；也日I采用分列小标题式写法，将通知内容分作几个方面，分别进行阐述。无论采取哪种方式，都必须做到条理清晰、眉清目楚，便于领会、理解和执行。这是写作通知事项部分的关键一环。以2000年10月8日国务院发布的《关于进一步精简会议和文件的通知》为例，其“通知事项”部分写为：

一、切实加强管理，精简各类会议

（一）继续大力压缩会议，能不开的会议坚映不开。……

（二）严格限制邀请地方政府及其厅局负责人和中央管理的企业的负责人参加会议。

（三）尽量压缩会期，提高会议质量。……

（四）大兴勤俭之风，反对奢侈浪费。……

（五）改进会议方式，提高会议效率。……

（六）应由各部门召开的会议，不得要求以国务院或国务院办公厅的名义召开。……

二、采取有效措施，大力精简文件

（一）各部门要在进一一步转变管理职能和减少审批事项上多下功夫。

 （二）各部门要严格控制向地方政府发文。

（三）严格控制部门内设机构发文。…

（四）各部门要备司其职，各负其责。．

（五）要认真做好各种简报的清理、整顿工作。……

三、加强监督检查，促进工作落实

各部门主要负责人要高度重视精简会议和文件的工作，严格把关，从源头上控制和解决“文山会海”问题。……（以下讲具体要求，共149个字）这篇通知的“通知事项”（主文）部分，紧紧围绕“精简会议和文件”这一主旨，并列讲了三个大方面的内容事项，其中前两个方面分别就如何精简会议以及如何精简文件问题作出了指示，最后一个方面就如何贯彻落实提出了具体要求。在写法上，采用了撮要标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。由于是指示性通知，因而在文中大量地使用了“不得”、“要”、“不要”、“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容置疑。而这对于确保通知内容的贯彻执行，显然是极为必要的，

2．发布性通知。

发布性通知是指用以发布法规和规章的通知，其写作结构一般由标题、正文组成。具体写法如下：

（1）标题。通常由发文机关、被发布的法规或规章名称、文种三要素构成，如《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》、《国务院关于发布<扫除文盲工作条例>的通知》等。

（2）正文。发布性通知的正义部分较为简短，一般包括两层内容：一是批转、转发性通知的写法如下：

用介词结构前置的句式（即“现将……”）引出被发布的法规或规章名称；二是提出贯彻执行的希望或要求，此项内容通常使用的习惯性语句有“请认真贯彻执行”，“请照此执行”等，旨在强调通知的内容关系重大，必须令行禁止．照章办事，以充分体现其指挥效力。在结构安排上一般采用篇段合一式，如《国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知》，其正文部分是：“现发布《国家行政机关公文处理办法》，白2001年1月1日起施行。1993年 11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止”。极其简练明快，令人不容置疑。

应当说明的是，由于发布性通知是将有关的法规或规章以通知的名义进行发布，因而就形成了“主件”(通知)-附件（法规或规章）”的外在结构模式，但这种模式之中，附件即被发布的法规或规章实质是主件，是行文的目的所在，而“通知”本身实质是附件，只起“文件头”的作用，将有关法规或规章“运载”发布出来。

3．批转、转发性通知。

此种通知包括．三种情形：一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”；二是用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，通称“转发性通知”；三是印发有关的文件材料．如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发件通知”，：此类通知与发布性通知相同，其后均有被批转、转发和印发的原文作为附件。

(1)标题。一般由发文机关、被批转、转发或印发的文件的标题和文种三要素构成。如《国务院批转国家体改委关于在治理整顿中深化企业改革强化企业管理的意见的通知》。如果被批转对象系法规性文件，要注意加注书名号。在实际写作中，由于批转、转发性通知都要涉及对原文标题的引用，因而就往往容易使其标题字数较多，排列起来较长。在此种情况下，如不妥善处理，就会导致整个标题繁杂冗长，繁琐累赘，令人生厌。实践中，经常见到类似“长蛇阵”式的标题。这种现象，不利于公文写作的规范化。解决的办法，通常是：其一，压缩介词“关于”，亦即在整个标题中只保留一个“关于”。例如《关于批转xxx关于xx的意见的通知》，对此种形式标题，应将“批转”之前的“关于”删略，既省减了文字，又加强了批转语气。其二，压缩相同且叉重叠的文种。例如《xxx转发xx关于xxx的通知》，此种形式标题，其文种重叠，实属赘疣，应将发文机关的文种删除，即写为《xxx转发xxx关于xxx的通知》。其-，减少中间环节，不要屡屡转发．而应直接转即可。

 (2)正文。一般应载明三层内容：一是写明被批转、转发或印发的文件；二是指明通知事项的意义，亦即阐述批转、转发或印发该文什的必要性和重要性；三是提出具体的贯彻执行的意见或要求，要特别注意所提出的执行要求必须具有针对性，即要结合本地区、本单位、本系统的实际情况，对被批转、转发、印发的文件内存要求加以具体化，做到“有的放矢”。“执行要求”部分通常使用的习惯用语有“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请参照执行”、“请认真贯彻落实”等，具体如何使用，应视所批转、转发或印发文件的内容选定。例如通知中的意见属于探索性的，日．法律程序不够完备，需要下级机关边执行边修改，则习惯用语一般写为“请研究试行”；如通知中的要求只是根据一定地区的特点，或者批转下级机关的报告、有参考价值的意见和建议，或者是/引起注意的问题，则习惯用语一般写为“请参照执行”等等。在实际写作中，这种习惯用语也可写于第一层次内容的结尾处。